Nonverbale Kommunikation

Wir tun es ständig, wir können gar nicht ohne und tun wir nichts, dann ist auch das eine Botschaft. Nonverbale Kommunikation. Sie begleitet uns tagtäglich und nach dem Kommunikationswissenschaftler Watzlawick können wir gar nicht nicht kommunizieren.

In sozialen Situationen spricht unser Körper also immer mit. Die Art und Weise, wie wir unseren Körper meist völlig unterbewusst einsetzen, sendet an unseren Gegenüber wichtige Signale. Man unterscheidet hier die sogenannte Inhalts- und Beziehungsebenen: auf der inhaltlichen Ebene tauschen wir Informationen auf verbaler Ebene aus. Dagegen tauschen wir auf der Beziehungsebene eine Fülle an sogenannten analogen Informationen aus, die die digitalen, inhaltlichen Informationen zu einem kompletten Bild abrunden und es uns so erst möglich machen den Inhalt auch zu verstehen.

Dabei nutzen wir mehrere Kanäle der nonverbalen Kommunikation: mit unserem Blickverhalten beeinflussen wir ganze Gespräche, wir wissen intuitiv wie lange wir einen Blickkontakt halten und wie intensiv dieser in der Situation sein darf. Die Mimik liefert wichtige und vorallem schnelle Reaktionen auf inhaltliche Informationen, selten können wir unsere Meinung hinter einem gut geübten Pokerface verstecken. Mit Gestik unterstreichen wir unser Gesagtes und damit die inhaltliche Ebene, hierbei ist das Timing besonders wichtig, weil Gestik sonst schnell einstudiert und damit unnatürlich wirken kann. Auch räumliche Distanz spielt eine große Rolle. Meist haben wir gelernt, wie wir Nähe und Distanz einschätzen können, Kinder tun sich damit beispielsweise oft noch schwer und sind entweder distanzlos oder fremdeln.

Nonverbale Kommunikation ist also schwer zu kontrollieren, ganz anders als unsere verbale Kommunikation. Doch gerade im professionellen und Businessumfeld ist es sinnvoll die nonverbale Kommunikation zu trainieren, um sie sicher und zielgerichtet einsetzen zu können. Hält man beispielsweise oft Vorträge macht es Sinn sich von Zeit zu Zeit filmen zu lassen und die Aufnahme auf die eigene Körpersprache hin zu betrachten. Nach Bewerbungsgesprächen, Interviews oder Meetings kann man sich Feedback von Kollegen einholen, die man beauftragt hat, die eigene Gestik und Mimik zu beobachten. Oder man nimmt sich ganz klassisch Zeit vor dem Spiegel, probiert sich aus, versucht verschiedene Positionen, Gesichtsausdrücke, Kopfhaltungen und Gestiken.

Es lässt sich also durchaus etwas an der eigenen nonverbalen Kommunikation verändern, doch unsere Intuition lässt uns selten im Stich, also können wir uns getrost erstmal darauf verlassen, dass wir alles richtig machen. Denn meistens wirken wir am natürlichsten, wenn wir am wenigsten darüber nachdenken.

Ihr arCanum Team

Interviewleitfäden für Bewerbungsgespräche nutzen

Ziel eines Bewerbungsgespräches ist es den Bewerber im Rahmen eines Interviews so kennen zu lernen, dass man seine Qualifikationen und Leistungen für die zu besetzende Stelle einschätzen kann. Oft bewerben sich eine Vielzahl von unterschiedlichen Menschen mit verschiedenen Ausbildungen und Entwicklungen und es fällt schwer innerhalb dieser kurzen Zeit eines Interviews ein umfassendes, aussagekräftiges aber auch individuelles Bild von einem Bewerber zu bekommen.

Um möglichst allen Bewerbern die gleich Chance zu geben und vergleichbare Analysen zu schaffen, ist es hilfreich sich an einem Interviewleitfaden zu orientieren. Dieser kann selbst erstellt sein und so zum Beispiel interkulturelle Aspekte berücksichtigen, wenn sie im Unternehmen eine wichtige Rolle spielen oder auch individuelle Themen des Unternehmens einfließen lassen. Wird bei allen Bewerbern der gleiche Interviewleitfaden genutzt, ist später eine bessere vergleichende Betrachtung möglich.

Ein Interviewleitfaden kann sich an den 5 Phasen eines Bewerbungsgesprächs orientieren:

  1. Warm Up: Begrüßung und Vorstellung aller Teilnehmer, kurze Präsentation des Unternehmens und evtl. der zu besetzenden Stelle
  2. eigene Präsentation des Bewerbers anhand seines Lebenslaufes
  3. Rückfragen stellen, Motivation erfragen
  4. Fähigkeiten und Erfahrungen genauer erfragen und mit Anforderungsprofil abgleichen, tieferes Nachfragen an interessanten Stellen
  5. Gespräch beenden, offene Fragen klären und weiteres Prozedere vereinbaren

Wichtig zu beachten ist, dass alle Gespräche in etwa gleich geführt werden. Dabei helfen, neben dem Interviewleitfaden, zum Beispiel Fragetechniken. Geübtere Interviewer können sich beispielsweise auch Techniken aus Mitarbeitergesprächen bedienen. Dennoch gilt immer: Positionsbezogene Fragen stellen und keine Fragen zum Privatleben. Nihct nur, dass es unangebracht ist, es verzerrt auch das Bild des Bewerbers, den sie ja möglichst objektiv wahrnehmen möchten, um ihn anschließend mit den anderen Bewerbern zu vergleichen.

Vorbereitung und Nachbereitung von Vorstellungsgesprächen sind ebenso essentiell, wie das Interview an sich. Insbesondere wenn das Interview in englischer Sprache stattfindet: kennen Sie typische Redewendungen? Was ist das typische Vokabular für solche Situationen? Sollte die Präsentation des Unternehmens in englischer Sprache erfolgen? Außerdem sollten Sie sich Notizen machen können. Diese verwenden Sie dann in der Nachbereitung: Holen Sie Feedback von Kollegen ein, die teilgenommen haben, wie schätzen Sie die Bewerber ein? Welche Qualifikationen und Merkmale sind Ihnen wichtig? Vergessen Sie nicht, den Bewerben Rückmeldung über Ihre Vorstellung zu geben. Optimal wäre eine kurze Begründung für eine Absage, um Bewerbern die Chance zu geben sich zu verbessern. Diese lässt sich ganz leicht aus dem Interviewleitfaden ableiten.

Viel Erfolg im nächsten Interview!

Ihr arCanum Team

Interviews richtig trainieren

Interviews und Vorstellungsgespräche sind für viele Menschen leider wie der Gang zum Zahnarzt. Unangenehm und oft gefürchtet, besonders wenn das Gespräch nicht in der eigenen Muttersprache stattfindet. Man hat nur kurze Zeit zu überzeugen, muss auf den Punkt abliefern und das auch noch in einer anderen Sprache.

Business English ist für viele kein Problem mehr, doch wenn es dann dazu kommt das Gegenüber von sich selbst zu überzeugen oder gar Verhandlungen über den neuen Vertrag auf Englisch zu führen, wird das Eis oft ziemlich dünn.

Da ist es doch beruhigend zu hören, dass man Souveränität, Selbstbewusstsein und Sicherheit in solchen Situationen trainieren kann wie ein Athlet. Übung bringt Routine und damit Sicherheit – auch in fremden Sprachen. Dafür bedienen wir uns verschiedener Lerntechniken und Trainingskonzepte, genau wie ein Sportler.

Ein mittlerweile oft genutztes und effektives Mittel ist die Videoanalyse, insbesondere in Gruppentrainings. Man lässt sich in einer konkreten Ausgangssituation – in diesem Fall die Interviewsituation – filmen, analysiert diese anschließend und kann daraus konkrete Verbesserungen ableiten. Das ermöglicht ein späteres Controlling der Lernziele.

Videoaufnahme

Wählen Sie eine möglichst konkrete und realitätsnahe Situation. Beide Interviewpartner sollten vorbereitet sein, das Setting entsprechend gestaltet und die Themen individuell oder gar branchenspezifisch.

Analyse

Anschließend sehen Sie sich Ihr Video an, vergessen Sie nicht sich Notizen zu machen! Was fällt Ihnen sofort auf? Was gefällt Ihnen besonders gut? Wie gefällt Ihnen Ihr Kommunikationsstil? Was sagen Dritte zur Videosequenz, was fällt ihnen sofort auf? Holen Sie sich ehrliches Feedback ein, denn vier Augen sehen oft mehr als zwei.

Konkretisierung und Actionplan

Aus dem Feedback, dass Sie sich generiert haben, können Sie nun konkrete Punkte ableiten, die Sie verändern möchten. Nehmen Sie sich nicht zu viel vor, seien Sie dafür aber möglichst präzise darin, was Sie verändern möchten. Daraus entsteht ein sogenannter Actionplan, der Ihren Fokus auf Veränderungen legt und Sie in die nächste Trainingssequenz führt.

Teilschritte

Zerlegen Sie das Interview in Teilschritte und üben Sie Ihre persönlichen Punkte aus dem Actionplan. Ist Ihnen beispielsweise Ihre Körperhaltung aufgefallen, setzen Sie sich vor einen Spiegel, machen Sie Bewegungs- oder Atemübungen, probieren Sie verschiedene Haltungen aus, in denen Sie sich wohl fühlen. Ist Ihnen aufgefallen, dass Ihre Antworten nicht das ausdrücken, was Sie eigentlich sagen möchten, versuchen Sie ein Stärkenprofil zu erstellen und Ihre Rhetorik bewusst zu überarbeiten. Diese Teilschritte ermöglichen Ihnen aktives Lernen anhand der vorhergegangenen Bedarfsanalyse.

Controlling

Anschließend wird eine erneute Videoaufnahme gemacht, um Ihr Lernen zu kontrollieren. Das dient einerseits dazu Ihnen Erfolge sichtbar zu machen, andererseits um den Prozess des Trainings von vorne zu beginnen: eine erneute Analyse, andere oder weitere Ziele, Bearbeitung dieser in Ihrem Actionplan und anschließend wieder ein Controlling. Diesen prozess können Sie so oft wiederholen bis Sie sich sicher fühlen.

 

Diese Art des Trainings können Sie beispielsweise mit einem Intensiv- oder Sprachtraining kombinieren, sodass nicht nur Ihre Fähigkeiten in der Interviewsituation, sondern auch Ihre sprachlichen Fähigkeiten sich noch weiter verbessern. Sprache und Situation lassen sich wunderbar miteinander verbinden und bestenfalls gemeinsam trainieren.

Viel Erfolg beim Training!

Ihr arCanum Team

Selbstreflexion und Stärkenfindung

Bereits vor zwei Wochen haben wir die Thematik Bewerbungsgespräche auf Englisch aufgegriffen. Zwei Klassiker unter den häufig gestellten Fragen in Bewerbungsgesprächen haben wir aufgeführt und mögliche Antworten vorgeschlagen. Daran möchten wir gerne anknüpfen. Dieses Mal unter dem Schwerpunkt Selbstreflexion und Stärkenfindung.
Warum ist das wichtig?

Voraussetzung für Authentizität ist ein offener Umgang mit eigenen Stärken und Schwächen. Wie ist das möglich, wenn man seine Stärken und Schwächen (noch) nicht gut kennt? Auch hier gilt: Übung macht den Meister.

Gehen Sie folgende Fragen für sich durch und üben Sie sie auch im Rollenspiel. Vielleicht sind sie auch Teil einer Tandempartnerschaft, was das Sprachentraining vervielfältigen und auch erleichtern kann.

In what way do you feel you could make the greatest contribution to our firm?

Hier geht es darum Ihre Stärken in das richtige Licht zu rücken. Bedenken Sie, ein Bewerbungsgespräch ist eine gegenseitige Abhängigkeit – die Firma präsentiert sich Ihnen, ebenso wie Sie sich der Firma vorstellen. Möglich wäre, mit einer Anerkennung zu beginnen und diese mit den eigenen Stärken zu verknüpfen:

“What I find truly impressing about your organisational culture is…

“I find myself in there, because….

“I could enrich the … department/team,  since I … “

Give an example of your leadership skills?

Leadership ist ein transformales Konzept. Auch, wenn Sie offiziell keine Führungsposition innehaben, gibt es mit Sicherheit Fallbeispiele, in welchen sie eine führende Rolle übernommen haben. Denken Sie einmal genau nach – wann haben Sie Menschen um sich motiviert? Wann haben Sie die Kommunikation organisiert und gezielt gesteuert?

Vermeiden Sie es, die Frage in Ihrer Antwort aufzugreifen, etwa “An example of my leadership skills…”.  Möglich wäre beispielsweise: “On the day of my old company’s biggest networking event, …. “ Erzählen Sie eine Geschichte! Das ist in jedem Falle spannender – und auch überzeugender.

Ihr arCanum Team

Fragetechniken – Wer fragt, der führt! Teil 2

Im letzten Artikel zu diesem Thema haben wir uns mit Fragetechniken beschäftigt, die in einem Interview eingesetzt werden können, um Informationen zu erhalten, aber auch Nähe und Sympathie zwischen den Beteiligten zu erzeugen. Kommunikation ist immer als Prozess zu sehen, der sich im Laufe der Zeit entwickelt. Daher sollte man sich selbst zu Beginn die Frage stellen, was man erreichen möchte. Das Ziel entscheidet über den Einsatz der Fragetechnik. Doch auch hier gilt, die Mischung machts! Im Endeffekt liegt es immer beim Hörer die Antwort zu verarbeiten und die Informationen für sich zu werten. Dieser Prozess kann jedoch durch den Einsatz der richtigen Fragetechnik beeinflusst werden. Kommen wir zu Fragetechniken, die eingrenzen oder sogar manipulieren können.

Suggestivfragen: lassen die Antwort bereits in der Frage mitschwingen. Der Befragte übernimmt die Werte und Einstellungen des Interviewenden, ihm fällt WIderspruch deutlich schwerer, wenn quasi schon im Raum steht, wie die Antwort auszusehen hat, ohne dass sie jemand ausgesprochen hat. Je besser die Gesprächsatmophäre, desto besser funktioniert diese Fragetechnik. Suggestivfragen klingen beispielsweise wie “Sie stimmen mir doch zu, dass…? Sie wollen doch schnell an Ihr Ziel kommen, oder? Haben Sie nicht Lust dieses Projekt zu übernehmen?” Die bekannteste Suggestivfrage ist wohl “Gehts dir gut?”.

Alternativfragen: geben dem Befragten die Antwortmöglichkeiten vor. Berühmtes Vorbild sind hier die Fragen von “Wer wird Millionär?”: Eine Frage, vier Antwortmöglichkeiten. Das setzt dem Befragten Grenzen und Möglichkeiten, macht aber eine schnelle Entscheidung möglich. “Möchten Sie im Team oder lieber alleine an dem Projekt arbeiten? Haben Sie ein Einzel- oder ein Gruppentraining vereinbart? Welche Sprache würden Sie gerne lernen: Englisch, Französisch oder Italienisch?”

Balkonfragen: geht eine kurze Information voraus, die es dem Befragten erleichtern soll eine adäquate Antwort zu geben. Je nach dem welche Information gegeben bzw. verschwiegen wird, beeinflusst das die Antwort. Je komplexer diese Information zu verstehen ist, desto weniger präzise wird der Befragte darauf antworten können. “Bildungscontrolling hat einen großen Stellenwert in Lernprozessen bekommen, da man durch verschiedene Methoden genau überprüfen kann, ob das Erlernte nachhaltig war und zielführend ist. Haben Sie Erfahrungen mit Bildungscontrolling gemacht?” oder “In einer globalen Welt, in der interkulturelles Arbeiten immer präsenter und wichtiger wird, werden auch die Englischkenntnisse der zusammenarbeitenden Personen immer wichtiger. Wie sehen Sie die Entwicklungen im Weiterbildungs- und Sprachensektor?” sind Beispiele für Balkonfragen, die prägnante Informationen enthalten.

Wir hoffen, dieser kleine Überblick hilft Ihnen im Alltag weiter. Vielleicht versuchen Sie nochmal die Reflexionsübung aus dem ersten Teil, machen sich einen Tag lang bewusst, wie oft und welche Fragetechniken Sie anwenden. Denn wie heißt es so treffend: “Wer, Wie, Was, Warum, wer nicht fragt, bleibt dumm.”. Spielen Sie ein bisschen mit den verschiedenen Fragetechniken, überlegen Sie sich, ob Ihre Fragetechnik zu Ihrem Ziel passt, oder ob Sie mit einer anderen Fragestellung vielleicht noch bessere Antworten bekommen.

Viel Erfolg beim Ausprobieren!

Ihr arCanum Team

Bewerbungsgespräche auf Englisch

Es kann eine ganz besonders große Herausforderung sein, ein Bewerbungsgespräch in einer anderen Sprache zu führen. Auch hierfür bereiten wir unsere Kursteilnehmer gezielt vor.

Generell gilt: Natürlichkeit und Aufrichtigkeit kommt immer gut an. Ganz gleich in welcher Sprache. Verstellen Sie sich also nicht, und lassen Sie sich nicht davon abhalten, authentisch zu sein, nur, weil Ihre Antworten in einer anderen Sprache erfolgen müssen.

Rollenspiele sind eine gute Möglichkeit um Bewerbungssituationen zu simulieren.

Beliebte Fragen sind und bleiben:

  • What is your greatest strength? Weakness?

Hier gilt, wie im Deutschen, eine Stärke zu finden, die Ihre Persönlichkeit innerhalb kurzer Sätze passend beschreibt. Vermeiden Sie sogenannte „leere“ Adjektive wie „hard-working“. Beschreiben Sie lieber eine Situation, anhand welcher deutlich wird, dass sie bereit sind, Arbeit und Zeit zu investieren.

Formulieren Sie eine „versteckte Stärke“ als Schwäche und bieten Sie eine Lösung an. Ein Beispiel hierfür könnte sein:

„I tend to show great commitment to all tasks and that often puts a lot of pressure on me meeting all the deadlines on time. A way to avoid stress and time-pressure is prioritising: some tasks require more in-depths research, others don’t. Its all a process, but I have applied this strategy recently and it helps me to cope with a multitude of different jobs.“

  • What motivates you?

Machen Sie Ihre Hausaufgaben und informieren Sie sich. Das ist in einer anderen Sprache besonders wichtig – was steckt hinter „Humbleness“ oder „Uprighntess“?

Lesen Sie sich auch genau in die Werte der Organisation ein – Was bedeuten diese für den Arbeitsalltag? Wie stehen diese in Verbindung mit Ihnen?

Gleichen Sie die Organisationskultur mit Ihrer eigenen Motivation ab. Wenn Sie sich mit einem Unternehmen identifizieren, verläuft der Einstieg in die Organisation und ihre Kultur reibungslos.

Spielen Sie diese Fragen wiederholt durch, sodass ein Bewerbungsgespräch nicht an Unsicherheiten in der Sprache scheitert.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

das arCanum Team

Fragetechniken – Wer fragt, der führt! Teil 1

Die Rollen in einem Interview sind meist von vornherein festgelegt. Die Inhalte dagegen nicht und diese können sehr durch die eingesetzte Fragetechnik des Interviewenden abhängig sein. Daher lohnt es sich einen Blick auf die verschiedenen Möglichkeiten zu werfen eine Frage zu stellen und darauf eine Antwort zu bekommen.

Kinder stellen intuitiv hunderte Fragen an einem Tag. Sie wollen Informationen generieren, Zusammenhänger verstehen und so ihr Wissen ausbauen. Und das ist das grundlegende Ziel von Fragen: Informationsgewinn. Doch Erwachsene verlernen das Fragen nach und nach während sich die Technik der Frage jedoch wandelt und vielfältiger wird. Je älter man wird, desto gezielter und auch manipulativer setzt man Fragen ein. Beobachten Sie sich doch mal selbst einen Tag lang, wie viele Fragen sie stellen und werden Sie sich bewusst, welche Technik sie dabei anwenden. Und dann können Sie das vergleichen mit Ihrem Kind. Wie viele Fragen und auf welche Art und Weise stellt ihr Kind Fragen? Eine spannende Möglichkeit die eigene Fragetechnik zu reflektieren.

Doch welche Arten eine Frage zu stellen gibt es überhaupt und wie werden sie im Alltag angewendet?

Offene Fragen: ein Werkzeug, um viele Informationen zu generieren, da der Befragte seine Antwort frei wählen kann. Vorsicht, es besteht die Gefahr vom Thema abzugleiten, wie gleichzeitig die Chance besteht neue Themen und Standpunkte aufzubringen. Offene Fragen werden oft mit einem Fragewort begonnen (Wie? Wo? Was? Welche? Weshalb? Wieso?) und können beispielsweise lauten “Wie stellen Sie sich Ihren Arbeitsalltag vor? Was ist Ihnen an Teamarbeit wichtig? Welche Aspekte spielen eine wichtige Rolle?”.

Geschlossene Fragen: bieten dem Befragten nur zwei Möglichkeiten der Antwort: Ja und Nein, oder ein bestimmter Fakt. Das schränkt ein Thema sehr ein und ermöglicht es so klare Aussagen als Antwort zu bekommen. Ein sehr komplexes Thema kann dadurch eine bessere Struktur bekommen. Das Maß der geschlossenen Fragen ist ausschlaggebend: Gesprächsfluss kommt dadurch ins Stocken und der Befragten kann sich leicht unter Druck gesetzt fühlen – weniger ist also mehr. Geschlossene Fragen sind zum Beispiel “Sind Sie damit einverstanden? Haben Sie dort studiert? Ist das Ihr persönliches Ziel?”

Offene und geschlossene Fragen sind die am häufigsten verwendeten Fragen und grundlegend neutral. Sie dienen dazu Informationen zu erhalten, Sachverhalte zu verstehen und können Nähe und Sympathie zwischen den Kommunikationspartnern erzeugen. In einem Bewerbungsgespräch beispielsweise sind diese beiden Techniken essentiell. Sie möchten den Bewerber kennen lernen, Informationen zu seiner Person von ihm erhalten und gleichzeitig Sympathie erzeugen – zwischen Ihnen als Personen, zwischen dem Bewerber und dem Unternehmen und zwischen den Interessen beider Seiten.

Im zweiten Teil dieses Artikels stellen wir Ihnen noch spezifischere Fragetechniken vor, die im Arbeitsalltag Anwendung finden können.

Ihr arCanum Team

Business Alltag – Konferenzen und Gespräche über das Telefon

In der heutigen Zeit ist ein Arbeitsumfeld mit großer Wahrscheinlichkeit international ausgelegt. Daher sind, im Umkehrschluss, Video- oder Telefonkonferenzen ein fester Bestandteil des Arbeitsalltages. Sie sind ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation – sei es die interne Absprache oder der Kontakt mit Kunden.1

Telefongespräche können eine Herausforderung sein. Unsere Körpersprache ist wichtiger Bestandteil von Informationsvermittlung, die bei einer Unterhaltung über das Telefon wegfällt. Der Fokus liegt nun auf der Stimme.

Eine zusätzliche Herausforderung kann es sein, ein Gespräch in einer anderen Sprache zu führen. Einige Tipps helfen Ihnen, das Telefongespräch zu meistern, ganz gleich in welcher Sprache.

Reden Sie langsam und deutlich

Ihr Gesprächspartner sollte Sie verstehen und sich auf den Inhalt konzentrieren können, nicht darauf, gebrochene Phrasen zu einem fertigen Puzzle zusammenzufügen. Achten Sie auf die Wortendungen, Sprachmelodie und setzen Sie Betonungen bewusst ein. Stellen Sie sich vor, sie stünden vor einer Gruppe und hielten einer Präsentation – auch hier sind wir darauf trainiert, deutlich zu sprechen. Wenden Sie diese Kenntnisse und Erfahrungen ebenfalls für Telefongespräche an.

Überprüfen Sie die Verbindung

Sollten Sie über das Internet telefonieren, gehen Sie auf Nummer sicher und testen sie den Internetanschluss, bevor Sie zum Hörer greifen. Besonders bei WLAN sollten sie darauf achten, dass das Datenvolumen ein gutes Bild bei Videokonferenzen erlaubt. Nichts ist ärgerlicher, als technische Probleme bei der Telefonverbindung.

Halten Sie ein Wörterbuch parat

Hilfreich sind online Wörterbücher, so können Sie schnell Wörter und ganze Sätze nachschauen. Mit Oxford Dictionaries oder “dict.cc” sind Sie an einer guten Adresse.

Brauchen Sie Unterstützung oder gezieltes Training für Business-Situationen? Wir helfen Ihnen sehr gerne weiter.

 

Ihr arCanum Team

Telefonieren trainieren

Trotz der schnell voranschreitenden Digitalisierung sind Telefonate aus der Business- und Geschäftswelt nicht wegzudenken. Das persönliche Gespräch hat einfach einen anderen Effekt, als eine Email. Oft können Probleme schneller und effektiver gelöst werden, als in einem über Tage andauernden Emailverkehr.

Doch auch Telefonieren sollte trainiert sein, insbesondere wenn Telefonate in einer anderen als der Muttersprache geführt werden. Kommunikationsstil, zum Beispiel beim Telefonieren in Englisch, kann sich nur verbessern, wenn der äußere Rahmen stimmt. Diesen Rahmen kann jeder ganz leicht selber überprüfen und verbessern, wenn er ein paar Tipps bekommt:

 

Lächeln Sie, wenn Sie telefonieren. Das wirkt sich auf Ihre Stimme aus. Und wenn Sie können, stehen Sie zum telefonieren auf. Eine aufrechte Haltung steigert unsere Aufmerksamkeit und das wirkt sich positiv auf das Gespräch aus. Wer sich mit Headset wohl fühlt, hat die Hände frei, um sich Notizen zu machen und verbessert seine Haltung.

 

Sorgen Sie für eine ruhige, störungsfreie Umgebung. Besonders bei geschäftsbezogener Kommunikation zeugt das von Professionalität und Sie können sich viel besser konzentrieren, wenn sie in einer anderen Sprache telefonieren.

 

Üben Sie eine kurze, aber aussagekräftige Begrüßung ein, wobei Sie den Namen den Unternehmens und Ihren eigenen nenne sollten. Und überlegen Sie sich, wie Sie in das Gespräch einsteigen möchten. Hier sind offenen Fragen immer gut geeignet.

Kleiner Tipp mit großer Wirkung: merken Sie sich unbedingt den Namen des Anrufers, so können Sie ihn persönlich ansprechen, das hinterlässt einen guten Eindruck.

 

Egal wie angespannt das Gespräch ist oder wie nervös Sie aufgrund der Sprache sind – bleiben Sie ruhig und freundlich. Legen Sie sich Ihre eigene Strategie zurecht, zum Beispiel drei tiefe Atemzüge, bevor Sie abheben oder einen Notfallsatz, der Ihnen eine kurze Verschnaufpause ermöglicht, ohne dass der Anrufer sich versetzt fühlt. Generell sollten Sie versuchen das Gespräch immer lösungsorientiert zu führen, denn der Anrufer wendet sich ja mit einem bestimmten Problem an Sie.

 

Machen Sie sich Notizen. Diese kleinen Gedankenstützen helfen das Gespräch nachzubereiten. Muss irgendeine Information weitergeleitet werden? Haben Sie Vereinbarungen getroffen? Lassen Sie sich diese unbedingt vor Ende des Gesprächs nochmals bestätigen. Müssen konkrete Handlungen aus dem Telefonat folgen? Außerdem haben Sie ein Protokoll, falls Sie auf das Gespräch zurückgreifen müssen.

 

Diese kleinen Tipps lassen sich im Alltag gut umsetzen. Braucht es dennoch etwas mehr Telefontraining, um beispielsweise ein individuelles Thema zu bearbeiten oder konkrete Verbesserungen herbei zu führen, bieten sich verschiedene Trainingslösungen an: von Crashkursen über Onlinetrainings für Firmen bis hin zu speziellen Telefontrainings. In diesen individuellen Firmencoachings können bestimmte Situationen nachgestellt und geübt werden. Dabei werden Audio- und Videoaufnahmen gemacht, um sich anschließend selbst reflektieren zu können. Das maximiert den Lernerfolg und lässt prima individuelle Schwierigkeiten beheben. Vielleicht bilden Sie eine Lerngruppe im Team und lassen sich Feedback von Ihren Kollegen geben, wenn Sie ein Telefonat führen. Oder Sie holen sich einen Sprachentrainer ins Haus, der Ihnen Tipps geben kann, was Sie an Ihrem Kommunikationsstil noch verbessern können.

 

Wie immer gilt auch hier: Übung macht den Meister! Setzen Sie sich Ziele und verbessern Sie sich Schritt für Schritt, dann wird Ihnen das Telefonieren von Mal zu Mal leichter fallen.

 

Ihr arCanum Team