Die elektronische Post ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken und so hilfreich die E-Post auch ist, so häufig ist sie auch ein Zeiträuber.
Laut dem US-Marktforschungsunternehmen „The Radicati Group“ sind im Jahr 2017 rund 269 Milliarden E-Mails verschickt worden, das sind ca. 737 Millionen Mails pro Tag. Kein Wunder, dass der ein oder andere Arbeitnehmer da täglich in hundert und mehr Mails versinkt und oft nicht mehr weiß, wie sie zu bewältigen sind. Da hilft nur eins, durchatmen, Ärmel hochkrempeln, sämtliche unnötigen Newsletter abbestellen und einen guten Spamfilter einrichten – zumindest sind das die ersten nützlichen Schritte, aber es geht noch mehr!
Gerade jetzt in der Urlaubssaison, wird die Freude über einen schönen erholsamen Urlaub häufig, beim Gedanken an das überquellende Postfach nach der Rückkehr, getrübt.
Daher hier 4 Tipps, wie Sie Herr über die E-Mail Flut werden, Ihren wohlverdienten Urlaub genießen können, um danach wieder entspannt in den Arbeitsalltag zu starten.
Abwesenheit rechtzeitig und konsequent ankündigen
Informieren Sie 4 Wochen vor Ihrem Urlaub oder Ihrer längeren Geschäftsreise über Ihre Abwesenheit in Ihrer E-Mail Signatur. Kollegen, Kunden, Lieferanten etc. haben somit die Möglichkeit Absprachen, Fragen und Bitten rechtzeitig zu kommunizieren und das Postfach bleibt während des Fortseins möglichst leer.
Cc -Mails selbst weitestgehend vermeiden
Wer selbst häufig E-Mails mit mehreren Empfängern in cc versendet, landet auch oft in größeren Verteilern. Bevor man also zu viele Leute mit einkopiert, lieber zweimal überlegen, ob das auch wirklich für alle relevant und wichtig ist. Unter Umständen tut man sich selbst etwas Gutes, um irrelevante Nachrichten zu vermeiden und sein eigenes Postfach vor unnötigen Informationen zu schützen.
Eine Vertretung benennen
Natürlich erfordert es Vertrauen zu dem Kollegen oder dem Stellvertreter, wird aber durch ein teils abgearbeitetes Postfach nach Ihrer Rückkehr sicherlich belohnt. Ein weiterer positiver Effekt könnte sein, dass durch das Wissen, andere lesen vielleicht mit, berufliches und privates strikter getrennt wird – Privates bleibt in der Freizeit und der Kopf ist frei während der Arbeitszeit.
Sprechen Sie miteinander
Heutzutage ist zu beobachten: das Telefon klingelt viel seltener als noch vor einigen Jahren, dafür gibt es viel mehr E-Mails. Verständlich und sicherlich auch teilweise entlastend, da eine schriftliche Nachricht nicht sofortige Reaktion verlangt, während das klingelnde Telefon unmittelbare Aufmerksamkeit einfordert. Hier ist ein kritisches Hinterfragen notwendig, wie oft werden mehrere E-Mails zu einem Thema hin-und hergeschickt, hätte das mit einem kurzen Gespräch schneller geklärt werden können?
Ihr arCanum Team
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