Unternehmerische Kommunikation im Wandel

Über den digitalen Wandel haben wir jetzt schon oft gesprochen, besonders in Bezug auf Bildungsangebote. Doch was verändert sich eigentlich in unserer Kommunikation in einem Zeitalter der Smartphones und Chatbots? Und wie wirken sich diese Veränderungen auf firmeninterne Vorgänge und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern aus?

Eine gute interne Vernetzung kann in Unternehmen durchaus als Erfolgsfaktor gewertet werden, denn eine reibungslose Mitarbeiterkommunikation optimiert Geschäftsprozesse. Doch dafür braucht es gute Werkzeuge, die eine effiziente und problemlose Kommunikation ermöglichen. Mit dem digitalen Wandel hat sich alles beschleunigt und zunehmend vernetzt. Klassische Emails, Telefonate und Faxe und Besprechungen gelangen in den Hintergrund, während durch digitale Lösungen an der Optimierung von organisatorischen Abläufen gearbeitet wird, die die Kommunikation verbessern und dadurch den Wissensaustausch zwischen den Menschen, die gemeinsam an Projekten und Aufgaben arbeiten, fördern.

Ein neuer Ansatz, der in vielen Unternehmen, insbesondere aus dem technischen Sektor, schon gelebt wird, ist der digital workplace. Dieser ermöglicht eine einfache, schnelle und digitale interne Kommunikation im Betrieb und kann sich aus verschiedenen Bausteinen zusammensetzen. Beispielsweise könnte ein Activity Stream zum Einsatz kommen, vergleichbar mit einer Timeline, wie wir sie aus den sozialen Netzwerken kennen. Events, neueste Aktivitäten, Neuigkeiten und Prozesse sind übersichtlich und für alle einsehbar, so ist jeder Mitarbeiter immer informiert. Ein weitere wichtiges Werkzeug, das technisch keine besonders neue Lösung mehr ist und auch von vielen Unternehmen schon genutzt wird, sind Videokonferenzen. Für Unternehmen an unterschiedlichen Standorten ist das eine gute Art und Weise sich persönlich zu kontaktieren und Absprachen zu treffen, die im direkten Austausch oft einfacher zu machen sind. Gleichzeitig ist eine schnellere Entscheidungsfindung möglich, da alle Beteiligten virtuell an einem Tisch sitzen und sich in Diskussionen einbringen können. Eine andere Art und Weise Kommunikation effizienter und schneller ablaufen zu lassen, sind Instant Messenger. Auch diese kennen wir aus den sozialen Netzwerken: schnell sind kurze Nachrichten geschickt, man kann unkompliziert antworten und es ergibt sich ein flüssigeres Schreibgespräch, als bei umständlichen Emailverkehr. All diese Informationen, die durch die digitalen Werkzeuge fließen, werden dann in einem sogenannten Social Intranet gesammelt. Der Name verrät, dass auch hier das soziale Netzwerk als Vorbild diente. Auf dieser zentralen Plattform werden alle Informationen zusammengetragen, sodass sie zu jederzeit an jedem Ort für jeden Mitarbeiter einsehbar sind. Jeder bleibt auf dem aktuellsten Stand und gleichzeitig entsteht eine Art von Archiv, das Prozesse nachvollziehbar macht.

Flexibilität ist ein Wort, das im modernen Arbeitsumfeld oft genutzt wird. Der digital workplace unterstützt diese Flexibilität, die Mitarbeiter haben ständig guten Zugang zu allen relevanten Informationen, wodurch Zeit gespart werden kann und Geschäftsprozesse sich optimieren. Dadurch ist auch eine schnelle Reaktion auf Ereignisse möglich und die weiterführende Kommunikation zu Kunden und Partnern profitiert auch davon. Ein weiterer Vorteil ist die aktive Beteiligung an Diskussionen, da die Kommunikationswege kurz und schnell sind. So sind Entscheidungen schneller unter Einbeziehung aller Beteiligten zu treffen, da Wissensstände aktuell und für alle gleich sind und Prozesse optimieren sich, weil Hierarchien sehr flach gehalten werden können.

Die Firma HIRSCHTECH hat 2017 eine Studie in Auftrag gegeben, die die interne Kommunikation in Unternehmen im Hinblick auf digitalen Wandel untersucht hat und dafür telefonische Befragungen durchführen ließ. In dieser Befragung gaben 30% an, dass sie Chattools häufig nutzen, sofern es sie in der Firma angeboten gibt. Interessant ist hierbei die Altersspanne derer, die diese Angabe machen: besonders die Generation Y, sprich die Altersspanne von 15 bis 29 und die sogenannte Generation Silver Surfer im Alter ab 60 Jahren gaben an, dass sie Chattools nutzen. Wohingegen die 50 bis 59 Jährigen die größte Skepsis gegenüber Messengern Chatangeboten haben.

Ein weiteres interessantes Thema ist die Emailnutzung unter Betrachtung des Bildungsniveaus. Akademiker nutzen dieses Medium am häufigsten, während niedrigere Bildungsniveaus andere Kommunikationsmittel bevorzugen. Spannend ist, dass Chattools unabhängig vom Bildungsniveau genutzt werden. 

 

 

Doch das persönliche Gespräch wird auch in einem digitalen Kommunikationsumfeld immer ein wichtiger Bestandteil bleiben. 81 % geben an, dass persönliche Gespräch als produktiver an, als das digitale. Der große Nutzen von digitaler Kommunikation in diesem Zusammenhang wird darin gesehen, dass Gespräche beispielsweise über Messenger oder Chats angebahnt oder auch schnell vorbereitet werden können.

„Bei der Wahl zwischen digitaler und persönlicher Kommunikation gibt es kein ‚entweder, oder’. Mitarbeiter empfinden digitale Kanäle gerade deshalb als Bereicherung, weil sie die schnelle Vorbereitung und Anbahnung des persönlichen Gespräches ermöglichen. Für Unternehmen gilt es daher immer, den für sie richtigen Mix aus Kommunikationswerkzeugen zu finden“, so Lutz Hirsch, geschäftsführender Gesellschafter von HIRSCHTEC.

Der digitale Wandel bringt also echte Vorteile in der internen Kommunikation von Unternehmen. Die Frage ist also, welche Werkzeuge Unternehmen also sinnvoll für die eigenen internen Prozesse erachten und welchen individuellen Mix von Möglichkeiten sich in der Struktur verankern lassen.

 

Ihr arCanum Team

 

Quellen:

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SMARTE Ziele sind nicht alles

In den meisten Unternehmen finden regelmäßig Mitarbeitergespräche statt, in denen Zielvereinbarungen getroffen werden. Führungskräfte fragen ihre Mitarbeiter, wo sie sich in nächster Zukunft sehen, was sie für persönliche Ziele erreichen möchten und formulieren dann, ganz gewissenhaft, ein SMART Ziel, um die Erfüllung desselben auch messbar zu machen. Doch welchen Sinn und Zweck haben Zielvereinbarungen eigentlich? Und Erfüllen sie die Erwartungen aller Beteiligten?

Ziele sind grundsätzlich eine gute Sache. Sie fördern die Motivation, sie machen Effizienz messbar, ermöglichen Kommunikation und Absprachen und geben im Arbeitsablauf einen gewissen Rahmen. Jedes Unternehmen sollte eigens definierte Ziele haben, so wie auch jeder Mitarbeiter persönliche Ziele hat, die er im Laufe seiner Karriere erfüllen möchte. Zielvereinbarungen können hier die Brücke bilden zwischen den Unternehmenszielen und den persönlichen der Mitarbeiter. Frei nach dem Motto, wenn jeder Mitarbeiter seine Ziele verfolgen kann, bilden viele individuelle Ziele Motivation die größeren Unternehmensziele zu erreichen.

Die Realität sieht leider oft anders aus. Unternehmen haben große, wenig konkrete Ziele, meist ein Zahlengerüst, das nicht bis zu den ausführenden Mitarbeitern durchdringt, geschweige denn für jeden verständlich ist. Dahingegen sind die Ziele der Mitarbeiter oft sehr spezifisch und individuell, dafür wenig kompatibel mit den Unternehmenszielen. Die Kunst ist es also, die individuellen Ziele der Mitarbeiter so auszuwählen und zu formulieren, dass der Einzelne motiviert bleibt seine Leistung zu erbringen, weil er einen persönlichen Nutzen dahinter erkennt und sich seine Ziele so verwirklichen kann. Gleichzeitig sollte jedoch klar kommuniziert sein, dass die persönlichen Ziele dazu beitragen die übergeordneten Unternehmensziele zu erreichen. Dieser Spagat wäre das Optimum, dass alle Beteiligten ihren Zielen näher bringt.

Studien belegen, dass Zielsetzungen effektiveres Handeln ermöglichen. Neuere Unternehmensformen tendieren jedoch dazu, möglichst wenig Zielvorgaben zu machen, weil sie erkennen, dass ihre Mitarbeiter die beste Leistung bringen, wenn sie eigenverantwortlich arbeiten. Sind die Ziele zu eng definiert, geht die Flexibilität für ein Unternehmen verloren. Die Chance läge also darin, den Mitarbeiter als Experten an seinem eigenen Arbeitsplatz zu sehen, ihm Eigenverantwortung und Selbstständigkeit zu geben die eigenen Ziele zu verfolgen, um seine Motivation zu erhalten und effektives Handeln zu ermöglichen. Die zielgerichtete Unternehmensplanung gibt ihm dann einen Rahmen, der ihm eine grundsätzliche Richtung vorgibt, im Rahmen dessen er seine beste Leistung bringen kann. Je komplexer die Aufgaben, desto wichtiger ist die Flexibilität in der Erfüllung dieser für den Einzelnen.

Zielvorgaben hängen sicherlich auch von der Art des Unternehmens und definitiv auch von den Menschen ab, die daran arbeiten. Letzten Endes sind immer noch Individuen in einem Unternehmen, die gemeinsam eine Aufgabe erfüllen. Daher sind auch die Zielvorgaben nicht in Stein gemeißelt zu sehen. Doch die Art und Weise der Zielvereinbarungen kann ein entscheidender Faktor für das Outcome sein. Vielleicht lohnt es sich einen Blick darauf zu werfen, wie die Unternehmenskultur mit Zielvereinbarungen umgeht, ob es Bedarf gibt etwas zu verändern oder die Chance besteht etwas zu verbessern. In jedem Fall sind Zielsetzungen ein spannendes und nicht zu unterschätzendes Thema.

 

Ihr arCanum Team

 

weiterführende Links:

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Führungskommunikation – eine Frage des Stils

Das Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg in vielen Lebenslagen ist, ist den meisten bewusst. Das gilt auch für den Job, besonders wenn es um das Verhältnis zwischen Führungsebene und Mitarbeitern geht. Erfolgreiche Kommunikation fördert ein gutes Verhältnis zu den Mitarbeitern, wodurch diese Zufriedenheit und Identifikation mit dem Unternehmen aufbauen.

Führungskräfte sind sich der Notwendigkeit einer guten kommunikativen Basis oft bewusst, doch die Umsetzung in die Praxis läuft nicht immer optimal. In Seminaren zur Führungskommunikation kann genau das geübt werden, indem Techniken der Gesprächsführung trainiert werden, die positiv ansprechen und die Teamentwicklung fördern. Zum Einsatz kommen diese Techniken beispielsweise bei Mitarbeitergesprächen, Konfliktbewältigung im Team oder Zielvereinbarungsgesprächen. Das Kommunikationstraining übt den Einsatz dieser Techniken besonders in schwierigen Situationen, in denen Kommunikation oft heikel wird. Hier ist der Einsatz einer positiven, professionellen und kooperativen Kommunikation essentiell.

Hier sind drei Tipps für gute Führungskommunikation:

  1. Worte mit Bedacht wählen: Gesagtes zurück zu nehmen ist schwer, daher vorher überlegen was wie gesagt werden soll und Gespräche, insbesondere im Team, gut vorbereiten.
  2. Motivation durch positive Worte: Motivation generiert Erfolg, regelmäßiges Lob für die erbrachte Leistung oder Fähigkeiten motiviert – ein Kreislauf.
  3. Verallgemeinerungen vermeiden: Immer, alle und dauernd schüren nur Unzufriedenheit und zeigen keine Individualität für den Gegenüber.

Ihr arCanum Team

weiterführende Links: Teambuilding als Chance – arCanum, Führungskommunikation, soft skills, Führungskommunikation, Haufe

 

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Von der Schwierigkeit der Anerkennung ausländischer Qualifikationen

Der europäische Arbeitsmarkt wird immer globaler und damit flexibler. Arbeitnehmer bewegen sich von einem Land in das andere, unsere Mobilität nimmt stetig zu und auch die internationalen Ausbildungssysteme, insbesondere der hochschulischen Ausbildung, versuchen Schritt zu halten, mit der steigenden Internationalität.

Nicht zuletzt die Einreise von vielen Flüchtlingen aus den Kriegsgebieten in den letzten Jahren stellt das deutsche Qualifikationssystem auf die Probe. Dr. Bettina Englmann betrachtet in ihrem Artikel die bestehende Praxis der Anerkennung ausländischer Abschlüsse im deutschen System, die einige Probleme birgt und stellt dar, wo Potenziale liegen, die noch nicht genutzt werden.

Mit der Lissabon Strategie hat die Europäische Union sich bereits 2000 ein Programm geschaffen, dass sich zum erklärten Ziel gesetzt hat, die Wettbewerbsfähigkeit der EU im Hinblick auf Produktivität und Innovation zu stärken. Dafür sollen politische Maßnahmen ergriffen werden, die die wirtschaftliche, soziale, und ökologische Erneuerung und Nachhaltigkeit fördert, um Europa zum Vorbild für den globalen Fortschritt zu machen. Ein zentraler Punkt ist hierbei die Wissensgesellschaft: lebenslanger Kompetenzerwerb und die Organisation von individuellem und kollektivem Wissen, sollen die Beschäftigungsfähigkeit sichern und damit zum Ziel der Wettbewerbsfähigkeit der EU beitragen.

Dieses Ziel scheitert jedoch oftmals daran, dass Migrantinnen und Migranten ihre Qualifikationen aus dem Herkunftsland im Aufnahmeland nicht oder nur zum Teil anerkannt bekommen. Eine fatale Situation, nicht nur für die Migranten, die ihre Qualifikation nicht für die Erwerbstätigkeit im Aufnahmeland nutzen können und sich dementsprechend die Integration, aber auch die finanzielle Absicherung deutlich erschweren. Auch die Herkunfts- und Aufnahmeländer, die vom vorhandenen Potenzial nicht profitieren, verlieren volkswirtschaftlich gesehen.

Auf europäischer Ebene wurde bereits 1999 der Bologna Prozess angestoßen. Dieser soll einen einheitlichen europäischen Hochschulraum bilden, in dem der zweistufige Abschluss im Bachelor-Master-System, sowie ein übertragbares, internationales Punktesystem (ECTS) zur Qualitätssicherung in den Hochschulbereichen und der Beschäftigungsfähigkeit beitragen soll. Diese Reformen sollten zum einen die Internationalisierung, zum anderen die Mobilität fördern und zu einem effektiveren Wissensmanagement führen. Die Erarbeitung eines nationalen Qualifikationsrahmens soll des Weiteren die Transparenz der beruflichen Qualifikationen und eine bessere Durchlässigkeit zwischen beruflichen und akademischen Niveaus ermöglichen.

Doch all die guten Prozesse und Reformen sind nur halb so viel wert, wenn in der Praxis bei der Anerkennung von Abschlüssen und Qualifikationen uneinheitlich vorgegangen wird und rechtlich gesehen Lücken bestehen. Insbesondere im Bereich der beruflichen Bildung ist der Anschluss an das deutsche Qualifikationssystem mit großen Schwierigkeiten verbunden. Formal gesehen gelten ausländische Qualifikationen nichts und ihre Inhaber sind damit ungelernt, was den Zugang zu tariflicher Bezahlung oder Weiterbildungsmöglichkeiten nahezu unmöglich macht. Dies gilt, solange die Berufstätigkeit oder die Berufsbezeichnung nicht in den reglementierten Bereich fällt. Bei einem reglementierten Beruf ist europaweit durch eine Rechts- und Verwaltungsvorschrift festgelegt mit welcher Qualifikation die Berufsausübung erlaubt ist. In Deutschland sind die meisten Berufe jedoch keine reglementierten Berufe. Im reglementierten Bereich ist die Berufsausführung also gesetzlich geregelt, dennoch unterscheiden sich die Anerkennungsmöglichkeiten von Bundesland zu Bundesland und zuweilen sogar von Region zu Region. Fehlende Transparenz und mangelnde Chancengleichheit treten hier als problematische Faktoren auf.

Vorliegende fachliche Kompetenzen und hohe Motivation reichen also oft nicht aus, um eine Anerkennung der eigenen Qualifikation im deutschen System zu erreichen. Rechtliche Regelungen sind teils lückenhaft, teils defizitär, Verfahren zur Anerkennung nicht einheitlich durchgeführt und es mangelt an Brückenmaßnahmen für Neuzuwanderer.

So hat die Studie “Brain Waste” beispielsweise die deutsche Anerkennungspraxis analysiert und kann Auskunft über die formale und informelle Anerkennungspraxis, organisatorische Rahmenbedingungen wie Kosten, über Probleme in der Planung und Durchführung, aber auch über mögliche Verbesserungspotenziale geben.

Grundsätzlich geht es in einem Anerkennungsverfahren darum, einen ausländischen Abschluss einem vergleichbaren deutschen Abschluss zuzuordnen. Hierbei werden von den zuständigen Stellen Zugangsvoraussetzungen zur Ausbildung, Ausbildungsinhalte und -dauer, sowie praktische Fertigkeiten verglichen, um anschließend einen schriftlichen Bescheid auszustellen. Fachliche Fähigkeiten, die ein Antragsteller praktisch nachweisen könnte, werden nicht berücksichtigt, da die praktischen Fähigkeiten nur anhand von Akten und Modulbeschreibungen, nicht jedoch im praktischen Sinne geprüft werden.

In diesem Bereich ist beispielsweise Dänemark einen Schritt voraus. Hier haben Zuwanderer das Recht auf die Prüfung ihrer Qualifikation, auch Gutachten und Weiterbildungen sind gesetzlich geregelt. Regionale Zentren sind hierfür Ansprechpartner, bewerten Kompetenzen und Fähigkeiten, die einen hohen Stellenwert genießen und stellen abschließend Zertifikate aus. Dabei genießen regionale Unternehmen ein Mitspracherecht bei der Entwicklung und Gestaltung dieser Maßnahmen, um ihre Bereitschaft zur Einstellung zu fördern, so dass sie entsprechend passendes Personal für den eigenen Bedarf finden. Auch das ein Punkt, der in Deutschland wenig Berücksichtigung findet.

Durch die Möglichkeit der informellen Anerkennungsbescheinigung, gibt es zumindest die potentielle Möglichkeit sich die eigenen Qualifikationen anerkennen zu lassen. Doch die Methoden variieren zwischen einem Einzeiler, dass ein entsprechender Abschluss vorliegt und einem Gutachten. Dennoch werden Berufserfahrung und besondere Fähigkeiten, beispielsweise durch ein Fremdsprachentraining gewürdigt, insbesondere, wenn sie über die deutschen Ausbildungsinhalte hinaus reichen. Nach der IHK finden 90% derer, die eine solche informelle Anerkennung durch ein Gutachten erhalten einen Anstellung. Leider ist der deutsche Arbeitsmarkt immer noch sehr stark durch den formalen Nachweis, also Zertifikate, Zeugnisse und Bescheinigungen geprägt, was zu Problemen führt, wenn diese formalen Nachweise fehlen, wie es oft bei Flüchtlingen der Fall ist.

Problematisch ist das ganze Thema der Anerkennung von Qualifikationen aus dem Ausland in Deutschland deshalb, weil zu wenige Informationen über ausländische Berufsbildungssysteme bestehen. Die zuständigen Stellen haben sich Informationen mittlerweile selbst zusammengestellt, von organisiertem Wissenstransfer sind wir hier jedoch noch weit entfernt. Ebenso davon, dass jeder Migrant automatisch ein solches Prozedere der Anerkennung durchläuft, beispielsweise während er den Integrationskurs absolviert. So kann er anschließend beispielsweise ein Fremdsprachentraining für berufsbezogenes Deutsch absolvieren, was den beruflichen Einstieg deutlich erleichtert.

Zukünftig sorgt das internationale Marktinteresse und die Vergrößerung des Rekrutierungspools wohl für steigende Wertschätzung auf dem Arbeitsmarkt und damit auch für Qualifikationen aus dem Ausland. Aufgrund der demografischen Veränderungen sind wir in Europa in Zukunft deutlicher auf die Zuwanderung im Arbeitsmarkt angewiesen, beispielsweise um dem Fachkräftemangel entgegen zu wirken. Andere europäische Staaten haben bereits ihre Integrationsprogramme reformiert und schaffen es so sich im Wettbewerb um Fachkräfte zu positionieren.

Neben gesetzlichen Änderungen und Regelungen, ist also auch dringend ein Informationsaustausch bezüglich ausländischer Berufsbildungssysteme notwendig. Bessere Brückenangebote für Menschen, die die Anerkennung ihrer Qualifikation warten, sowie zielgerichtete Maßnahmen im Anschluss fördern die Integration in den Arbeitsmarkt und dieser Prozess sollte aktiv von den Unternehmen mitgestaltet werden, sodass sie gutes Personal finden, das einem demografischen Wandel und Fachkräftemangel entgegenwirken kann.

Inzwischen gibt es auch neue Erkenntnisse über den Bildungsstand von Geflüchteten. War zunächst davon ausgegangen worden, dass es sich bei den Geflüchteten überwiegend um Personen ohne Schulabschluss handelt, hat Herbert Brücker vom Nürnberger Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung im Rahmen einer umfangreichen Befragung anderes herausgefunden. Laut den Antworten dieser Befragung von erwachsenen Flüchtlingen haben 64 Prozent einen ausländischen Schulabschluss. 35 Prozent hatten weiterführende Abschlüsse, vergleichbar mit Gymnasien oder Fachoberschulen; 25 Prozent mittlere Abschlüsse, vergleichbar mit Haupt- und Realschulen. 4 Prozent hatten sonstige Schulabschlüsse erworben, etwa an Fachschulen. Je 11 Prozent hatten nur eine Grundschule oder gar keine Schule besucht. Den komplette Artikel dazu wurde unter nachfolgendem Link am 29.12.2017 auf n.tv.de veröffentlicht: https://www.n-tv.de/wirtschaft/Umfrage-deckt-Wissenschaftsskandal-auf-article20205533.html

Quelle:

Dr. Englmann, Bettina (2009): Die Anerkennung ausländischer Abschlüsse im deutschen Qualifikationssystem; In: Zeitschrift Berufsbildung in Wissenschaft und Praxis, 1 (BIBB): 15-19

Bilder: rawpixel, m0851 via Unsplash

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