Über den digitalen Wandel haben wir jetzt schon oft gesprochen, besonders in Bezug auf Bildungsangebote. Doch was verändert sich eigentlich in unserer Kommunikation in einem Zeitalter der Smartphones und Chatbots? Und wie wirken sich diese Veränderungen auf firmeninterne Vorgänge und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern aus?
Eine gute interne Vernetzung kann in Unternehmen durchaus als Erfolgsfaktor gewertet werden, denn eine reibungslose Mitarbeiterkommunikation optimiert Geschäftsprozesse. Doch dafür braucht es gute Werkzeuge, die eine effiziente und problemlose Kommunikation ermöglichen. Mit dem digitalen Wandel hat sich alles beschleunigt und zunehmend vernetzt. Klassische Emails, Telefonate und Faxe und Besprechungen gelangen in den Hintergrund, während durch digitale Lösungen an der Optimierung von organisatorischen Abläufen gearbeitet wird, die die Kommunikation verbessern und dadurch den Wissensaustausch zwischen den Menschen, die gemeinsam an Projekten und Aufgaben arbeiten, fördern.
Ein neuer Ansatz, der in vielen Unternehmen, insbesondere aus dem technischen Sektor, schon gelebt wird, ist der digital workplace. Dieser ermöglicht eine einfache, schnelle und digitale interne Kommunikation im Betrieb und kann sich aus verschiedenen Bausteinen zusammensetzen. Beispielsweise könnte ein Activity Stream zum Einsatz kommen, vergleichbar mit einer Timeline, wie wir sie aus den sozialen Netzwerken kennen. Events, neueste Aktivitäten, Neuigkeiten und Prozesse sind übersichtlich und für alle einsehbar, so ist jeder Mitarbeiter immer informiert. Ein weitere wichtiges Werkzeug, das technisch keine besonders neue Lösung mehr ist und auch von vielen Unternehmen schon genutzt wird, sind Videokonferenzen. Für Unternehmen an unterschiedlichen Standorten ist das eine gute Art und Weise sich persönlich zu kontaktieren und Absprachen zu treffen, die im direkten Austausch oft einfacher zu machen sind. Gleichzeitig ist eine schnellere Entscheidungsfindung möglich, da alle Beteiligten virtuell an einem Tisch sitzen und sich in Diskussionen einbringen können. Eine andere Art und Weise Kommunikation effizienter und schneller ablaufen zu lassen, sind Instant Messenger. Auch diese kennen wir aus den sozialen Netzwerken: schnell sind kurze Nachrichten geschickt, man kann unkompliziert antworten und es ergibt sich ein flüssigeres Schreibgespräch, als bei umständlichen Emailverkehr. All diese Informationen, die durch die digitalen Werkzeuge fließen, werden dann in einem sogenannten Social Intranet gesammelt. Der Name verrät, dass auch hier das soziale Netzwerk als Vorbild diente. Auf dieser zentralen Plattform werden alle Informationen zusammengetragen, sodass sie zu jederzeit an jedem Ort für jeden Mitarbeiter einsehbar sind. Jeder bleibt auf dem aktuellsten Stand und gleichzeitig entsteht eine Art von Archiv, das Prozesse nachvollziehbar macht.
Flexibilität ist ein Wort, das im modernen Arbeitsumfeld oft genutzt wird. Der digital workplace unterstützt diese Flexibilität, die Mitarbeiter haben ständig guten Zugang zu allen relevanten Informationen, wodurch Zeit gespart werden kann und Geschäftsprozesse sich optimieren. Dadurch ist auch eine schnelle Reaktion auf Ereignisse möglich und die weiterführende Kommunikation zu Kunden und Partnern profitiert auch davon. Ein weiterer Vorteil ist die aktive Beteiligung an Diskussionen, da die Kommunikationswege kurz und schnell sind. So sind Entscheidungen schneller unter Einbeziehung aller Beteiligten zu treffen, da Wissensstände aktuell und für alle gleich sind und Prozesse optimieren sich, weil Hierarchien sehr flach gehalten werden können.
Die Firma HIRSCHTECH hat 2017 eine Studie in Auftrag gegeben, die die interne Kommunikation in Unternehmen im Hinblick auf digitalen Wandel untersucht hat und dafür telefonische Befragungen durchführen ließ. In dieser Befragung gaben 30% an, dass sie Chattools häufig nutzen, sofern es sie in der Firma angeboten gibt. Interessant ist hierbei die Altersspanne derer, die diese Angabe machen: besonders die Generation Y, sprich die Altersspanne von 15 bis 29 und die sogenannte Generation Silver Surfer im Alter ab 60 Jahren gaben an, dass sie Chattools nutzen. Wohingegen die 50 bis 59 Jährigen die größte Skepsis gegenüber Messengern Chatangeboten haben.
Ein weiteres interessantes Thema ist die Emailnutzung unter Betrachtung des Bildungsniveaus. Akademiker nutzen dieses Medium am häufigsten, während niedrigere Bildungsniveaus andere Kommunikationsmittel bevorzugen. Spannend ist, dass Chattools unabhängig vom Bildungsniveau genutzt werden.
Doch das persönliche Gespräch wird auch in einem digitalen Kommunikationsumfeld immer ein wichtiger Bestandteil bleiben. 81 % geben an, dass persönliche Gespräch als produktiver an, als das digitale. Der große Nutzen von digitaler Kommunikation in diesem Zusammenhang wird darin gesehen, dass Gespräche beispielsweise über Messenger oder Chats angebahnt oder auch schnell vorbereitet werden können.
„Bei der Wahl zwischen digitaler und persönlicher Kommunikation gibt es kein ‚entweder, oder’. Mitarbeiter empfinden digitale Kanäle gerade deshalb als Bereicherung, weil sie die schnelle Vorbereitung und Anbahnung des persönlichen Gespräches ermöglichen. Für Unternehmen gilt es daher immer, den für sie richtigen Mix aus Kommunikationswerkzeugen zu finden“, so Lutz Hirsch, geschäftsführender Gesellschafter von HIRSCHTEC.
Der digitale Wandel bringt also echte Vorteile in der internen Kommunikation von Unternehmen. Die Frage ist also, welche Werkzeuge Unternehmen also sinnvoll für die eigenen internen Prozesse erachten und welchen individuellen Mix von Möglichkeiten sich in der Struktur verankern lassen.
Ihr arCanum Team
Quellen:
Bilder: William Iven und rawpixel via Unsplash
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